Groupe Archibald
Nos références
découvrez ci-dessous quelques-unes de nos références
Plus que des références, nos clients sont de véritables partenaires. Ensemble nous travaillons à améliorer continuellement la qualité des prestations que nous proposons. Leur confiance est la reconnaissance du travail accompli par les Equipes d'Archibald.
Focus sur...
Nos solutions sur mesure
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BVA
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En 2014, le Groupe BVA est à la recherche d’une solution globale de dématérialisation et de gestion de ses enquêtes d’opinion.
La typologie des documents traités nécessite un taux de qualité le plus proche du 100% et une réactivité forte liée aux fluctuations de volumétrie quotidienne.
Ne souhaitant pas faire appel à des solutions offshore, le Groupe BVA confie à ARCHIBALD NUMERIQUE l’analyse du projet, la rédaction d’un cahier des charges, le développement d’un applicatif métier puis la gestion en production de près d’un million de pages complétées par les répondants.expertise
Nos équipes :
• Analysent les besoins techniques et fonctionnels lors des ateliers de spécifications détaillées
• Développent intégralement un progiciel de gestion d’enquêtes intégrant des modules de : cases à cocher, valeurs numériques, questions ouvertes (verbatim), ateliers de codification et intégration des questionnaires online.
• Mettent en œuvre une chaîne de dématérialisation externalisée permettant de garantir une numérisation à J, une qualité d’image optimale et une traçabilité totalesolution mise en place
• Chaque matin les enquêtes sont reçues en T.S.A., elles sont immédiatement flashées unitairement pour assurer une traçabilité permanente. De plus, un fichier de réception est fourni quotidiennement permettant ainsi à BVA d’effectuer des relances en flux tendu.
• Les formulaires « A3, livrets, agrafés » sont massicotés avec précision pour former des lots de pages A4.
• Les documents sont numérisés en couleurs et la qualité de chaque page est contrôlée.
• Déposées dans notre progiciel, les enquêtes sont précédemment analysées par des outils reconnaissance automatique afin de réaliser les extractions de données,
• Des vidéo-codeurs effectuent le contrôle des extractions avant de valider l’enquête.
• Les équipes de BVA réalisent ensuite les ateliers de codifications « métiers ».
• Enfin ARCHIBALD NUMERIQUE fournit un fichier de données prêt à être importé dans les outils d’analyse de BVA et intègre les images dans la GED ALFRESCO
• ARCHIBALD ARCHIVES prend en charge les originaux pour les conserver pendant 3 ans. -
GEODIS
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En 2011, le Groupe GEODIS souhaite accroître sa « performance comptable », réduire ses coûts de gestion et fidéliser ses fournisseurs « clé » en réduisant les délais de paiement.
Une première analyse est lancée au sein du groupe GEODIS pour internaliser ou externaliser cette solution.
L’internalisation implique l’achat et le déploiement de 11 chaines de numérisation réparties sur toute la France, la formation de personnels, la mise en œuvre d’un management devant gérer des tâches sans valeur ajoutée et hors cœur de métier.
Le choix final sera d’externaliser cette mission.
A l’issue d’un benchmarking, le Groupe ARCHIBALD est sélectionné pour traiter près d’un million de factures fournisseurs.expertise
Ce projet nécessite une forte mobilisation de nos ressources lors de sa mise en œuvre puisqu’il doit être déployé en 3 mois pour un groupe international composé de plusieurs divisions contenant chacune des dizaines de sociétés.
Nos équipes :
• Réalisent le maquettage de la solution de production en partenariat avec le groupe projet de GEODIS et FLUCTICIEL intégrateur de la solution KOFAX.
• Initient les instructions de travail et différents modes opératoires
• Connectent et déploient les passerelles de connexion entre l’infrastructure client et nos sites de productionsolution mise en place
• Chaque matin les factures fournisseurs sont reçues chez ARCHIBALD NUMERIQUE., elles sont immédiatement triées, dépolluées et séparées selon les préconisations établies dans les instructions de travail. Il y a plusieurs types de flux : frais généraux, frais métiers, immo, etc…
Durée de la chaîne de traitement : J+1
• Nos équipes réalisent les renvois aux fournisseurs en cas de non-respect des règles de facturation de GEODIS (n° de commande manquant, date de pièce manquante, etc…). Nous effectuons également le renvoi des documents hors scope aux interlocuteurs GEODIS.
• Les documents sont numérisés et la qualité de chaque page est contrôlée.
• Injectées dans les systèmes de GEODIS ces factures sont reconnues automatiquement et les données sont extraites.
• Le lendemain, nos équipes effectuent le vidéo-codage des factures puis les valident pour qu’elles soient intégrées dans les logiciels de gestion comptable. Les factures sont traitées en 5 langues.
• En fin de processus notre filiale ARCHIBALD ARCHIVES réalise la conservation sécurisée des factures pendant 10 ans (D.U.A.L.)
Délai de mise en œuvre du projet : 35 jours -
LIEBHERR
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En 2011, le Groupe Liebherr Aerospace est à la recherche d’une solution pour sa gestion documentaire physique.
Le site Toulousain disposant de plusieurs kilomètres d’archives est confronté à 2 problématiques «courantes» :
• L’espace : La zone de stockage est quasiment saturée. De plus, des centaines de m² occupés par ces documents sont mobilisés et ne peuvent être affectés à des usages liés au cœur de métier.
• La criticité : les archives sont sensibles et doivent être consultables rapidement. Liebherr recherche donc un partenaire de proximité disposant de toutes les certifications et accréditations nécessaire.
La décision est prise, les archives seront externalisées. Plusieurs prestataires sont consultés et ARCHIBALD ARCHIVES est retenu comme le partenaire disposant d’infrastructures et de méthodologies les plus abouties.expertise
Nos équipes doivent adapter nos solutions de gestion au plan d’archivage existant tout en proposant des améliorations de processus.
Un de nos archivistes est envoyé sur le site pour définir les protocoles de prise en charge de documents, de conservation et de gestion courante.solution mise en place
• ARCHIBALD fournit à Liebherr un accès web à VISIDOC, le portail de gestion d’archives online.
Délai de mise en œuvre du projet : 25 jours environ
• Les étiquettes autocollantes indiquant le libellé de l’archive, sa description, et son numéro unique sont placées sur les boîtes d’archives
• Nos équipes insèrent les boîtes dans les conteneurs d’archives et réalisent la prise en charge.
• Nous assurons les chargements et le transport jusqu’à nos centres de conservation.
• Les archives sont contrôlées, indexées et conservées aléatoirement.
• Les restitutions de documents sont réalisées par nos équipes par le biais du portail de gestion. Les documents sont extraits, numérisés et envoyés par mail sous 4h. Quelques documents sont également restitués par livraisons de l’original à J+1 ou le jour même en cas d’urgence.
• Annuellement, nous proposons une liste contenant les archives dont la date d’utilité administrative et légale est dépassée et nous réalisons l’élimination sécurisée en DIN3 après accord du client. -
CONSEIL DEP. 81
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En 2015, dans le cadre de la dématérialisation globale de l’instruction des demandes de droits et prestations dans le domaine des personnes âgées (Allocation Personnalisée d’Autonomie notamment) et de l’Aide Sociale, le Département du Tarn a souhaité procéder à la numérisation de l’ensemble des dossiers papier préexistants.
L’objectif est d’améliorer la relation et les échanges avec les usagers tout en optimisant les processus métiers et en réduisant les délais et coûts de fonctionnement.
Le volume est de 20 000 dossiers et plus de 3,5 millions de pages.
Ce projet comporte deux difficultés majeures :
• l’identification des différentes parties d’un dossier : famille, bénéficiaire, nature de la demande, renouvellement, ayant droit, etc…
• dépollution et préparation des dossiersexpertise
Le Groupe Archibald a travaillé en étroite collaboration avec le CD 81 afin de mettre en place une chaîne de numérisation externalisée capable de dématérialiser plus de 4 000 dossiers par mois tout en permettant une consultation permanente des dossiers en attente de traitement et en limitant les opérations d’indexation manuelle.
Le projet a été réalisé en 7 phases dont une de maquettage. Chacune des phases a donné lieu à une réunion de pilotage lors de la prise en charge et un PV de recette en fin de phase.
La solution technique retenue :
• le CD81 met à disposition d’Archibald le référentiel des usagers via le logiciel métier.
• Archibald génère près de 100 000 séparateurs d’identification avec code-barres et QR codes.
• La lecture automatique de ces codes-barres permet d’indexer automatiquement un dossier et les pièces qu’il contient.solution mise en place
• Le CD 81 réalise le tri des dossiers et place certains séparateurs "métier".
Durée de la chaîne de traitement : J+20 par phase
• Chaque mois, Archibald récupère les dossiers préparés. Les dossiers sont immédiatement flashés pour garantir une traçabilité optimale dès la sortie de leurs emplacements de stockage.
• Les dossiers sont transportés par nos équipes et contrôlés unitairement à leur arrivée.
• Archibald réalise la dépollution et la séparation de chaque document afin qu'il soit identifié.
• Les documents sont numérisés en couleur et chacune des pages est contrôlée.
• Les fichiers pdf sont océrisés et indexés par le biais des séparateurs codes-barres ou QR Codes
• Les fichiers sont convertis en pdf/a pour assurer leur intégrité et leur pérennité
• Une livraison hebdomadaire est effectuée par protocole informatique sécurisé.
• A chaque nouvelle prise en charge, un lot d'échantillonage aléatoire est fourni au client pour réaliser le PV de recette.
• Notre filiale Archibald Archives conservera les dossiers 6 mois avant de les éliminer de façon sécurisée après accord des archives départementales.
Délai de mise en oeuvre du projet : 20 jours environ
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